Ścieżka SMART -przygotowanie i ocena wniosku o dofinansowanie – wybrane zagadnienia

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju opracowało materiał pomocniczy w zakresie aplikowania o środki w ramach Ścieżki SMART.

Materiał dostępny jest pod linkiem: Ścieżka SMART - PRZYGOTOWANIE I OCENA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE – wybrane zagadnienia

Jakie główne wnioski wynikają z materiału?

• fundamentem sukcesu jest dokumentacja: obligatoryjne jest korzystanie z regulaminu konkursu, przewodnika kwalifikowalności kosztów, instrukcji wypełniania wniosku oraz kryteriów wyboru;
• precyzja merytoryczna ponad ogólniki: najczęstsze odrzucenia wniosków wynikają z opisywania projektów na zbyt wysokim poziomie ogólności, co uniemożliwia ocenę ich charakteru badawczo-rozwojowego.
• problem badawczy to bariera, nie cel: błędne utożsamianie celu projektu lub luki rynkowej z problemem badawczym jest krytycznym błędem eliminującym wniosek już na pierwszym etapie;
• spójność wskaźników i budżetu: każda zadeklarowana cecha innowacji musi mieć mierzalny wskaźnik, a każdy wydatek musi być szczegółowo uzasadniony i rynkowo zweryfikowany;
• wiarygodność finansowa: dane w modelu finansowym muszą być bezwzględnie spójne ze sprawozdaniami finansowymi i dokumentami zewnętrznymi (np. promesami).

Definiowanie problemu badawczego i technologicznego

Prawidłowa identyfikacja problemu badawczego jest kluczowa dla uznania modułu za mający charakter badawczo-rozwojowy (B+R).

Czym jest problem badawczy?

To przeszkoda lub bariera zidentyfikowana w projekcie, której nie da się pokonać za pomocą dotychczas znanych metod, narzędzi i technik. Jej rozwiązanie jest niezbędne do opracowania innowacji.

Najczęstsze błędy w definicji:

• wskazywanie luki konkurencyjnej: uznawanie braku pewnych funkcjonalności u konkurencji za problem technologiczny;
• utożsamianie problemu z celem projektu: np. uznanie, że samo połączenie kilku modułów w jeden system jest problemem, bez wykazania, dlaczego przy obecnym stanie wiedzy jest to niemożliwe.
• wykaz czynności zamiast barier: traktowanie planu prac i rutynowych zadań jako problemów technologicznych.

Wymagane elementy opisu:

• aktualny stan wiedzy: "Musi obejmować nie tylko rozwiązania wdrożone/opatentowane, ale i projekty w toku, literaturę, teorie oraz raporty.
• kontekst potrzeb: "Wykazanie realnych potrzeb społecznych, gospodarczych lub rynkowych (z tym elementem wnioskodawcy radzą sobie najlepiej).
• precyzja źródeł: "Przy obszernych publikacjach należy wskazać konkretne rozdziały lub zagadnienia, aby nakierować komisję na kluczowe informacje."

 Prace badawczo-rozwojowe (B+R) i ich opis

Komisja weryfikuje, czy zadania obejmują badania przemysłowe lub prace rozwojowe niezbędne do stworzenia innowacji produktowej lub procesowej.

• warunek minimum: przynajmniej część prac musi mieć charakter B+R. Prace rutynowe, podstawowe, przedwdrożeniowe lub inwestycyjne nie podlegają dofinansowaniu;
• ryzyko ogólności: opisy typu „przeprowadzenie badań w skali laboratoryjnej” bez wskazania, jakie wyniki zostaną wykorzystane i na czym polega badanie, są oceniane negatywnie;
• efektywne wykorzystanie limitu znaków: należy unikać „kwiecistych” wstępów o znaczeniu projektu dla gospodarki w polach przeznaczonych na szczegółowy opis techniczny zadań.
• logika prac: wnioskodawca musi wykazać związek przyczynowo- skutkowy między zadaniami a rozwiązaniem problemu badawczego.

 Adekwatność wskaźników rezultatu

Wskaźniki muszą w sposób sparametryzowany obrazować nowość rozwiązania na rynku.

Kluczowe zasady doboru wskaźników:

• relacja 1:1: każda cecha i funkcjonalność wymieniona w opisie innowacji musi mieć odzwierciedlenie w konkretnym wskaźniku;
• unikanie wskaźników zero-jedynkowych: obecnie rzadko zdarzają się rozwiązania tak przełomowe, by nie można było ich porównać do istniejących. Zamiast pisać „brak cechy – obecność cechy”, należy stosować jednostki miary (np. decybele, kilogramy, procenty).
• metodologia wyliczeń: wnioskodawca musi opisać sposób dedukcji i szacowania wartości bazowych, szczególnie jeśli dane konkurencji są chronione tajemnicą przedsiębiorstwa. Można bazować na wyliczeniach matematycznych lub powszechnej wiedzy technicznej;
• wskaźniki środowiskowe (Zasada 6R): realny efekt, nie formalność. Wskaźnik typu „opracowanie raportu z oceny cyklu życia” (0 sztuk -> 1 sztuka) jest niewystarczający, jeśli nie wskazuje, jakie substancje zostaną ograniczone. Zastąpienie ciężkiego materiału (np. stali) lżejszym (np. tworzywem sztucznym) nie zawsze oznacza redukcję zużycia zasobów. Musi nastąpić realne zmniejszenie wykorzystania surowców;
• spójność z zakupami: jeśli wskaźnik zakłada energooszczędność (np. komputerów), parametry te muszą znaleźć się w budżecie i opisie technicznym sprzętu.

Budżet i uzasadnienie wydatków

Wydatki muszą być racjonalne, rynkowe i niezbędne do realizacji celów projektu.

• Wynagrodzenia kadry B+R: koszty rzeczywiste mogą obejmować wyłącznie prace merytoryczne (badawcze);
• czynności zarządcze, takie jak koordynacja zespołu czy przygotowywanie zamówień, nie mogą być finansowane z kategorii wynagrodzeń kadry B+R. Stanowią one część kosztów pośrednich (rozliczanych ryczałtem);
• szacowanie kosztów i rozeznanie rynku: uzasadnienie „oszacowano na podstawie ofert potencjalnych podwykonawców” bez podania szczegółów jest niewystarczające;
• wymagane dane: do ilu dostawców wysłano zapytania, jakie były widełki cenowe, jakie parametry (np. stężenie odczynników, moc procesora) przyjęto do wyceny;
• amortyzacja: musi być rozliczana proporcjonalnie do czasu wykorzystania aparatury w projekcie. Jeśli sprzęt jest amortyzowany przez 48 miesięcy, a projekt trwa 24 miesiące, kwalifikowalne są tylko 24 odpisy.

Zdolność finansowa i model finansowy

Ocena zdolności finansowej służy potwierdzeniu, że wnioskodawca jest w stanie udźwignąć realizację projektu.

• bezwzględna spójność:  dane w modelu finansowym muszą być identyczne z danymi w sprawozdaniach finansowych, promesach pożyczkowych i samym wniosku;
• aktualizacja przy poprawkach: każda korekta budżetu w treści wniosku wymaga analogicznej zmiany w modelu finansowym. Brak synchronizacji tych dokumentów jest częstą przyczyną negatywnej oceny.
• wykorzystanie pól komentarzy: eksperci NCBR zachęcają do wypełniania pól komentarzy w modelu finansowym, aby wyjaśnić kontekst prognoz lub nietypowych sytuacji finansowych. Puste pola utrudniają pełne zrozumienie sytuacji wnioskodawcy.

Ważna uwaga:  infrormacje przygotowano na podstawie materiałów eksperckich NCBR. Wnioskodawcy są zachęcani do bezpośredniego kontaktu z punktem informacyjnym NCBR w przypadku wątpliwości dotyczących dokumentacji konkursowej.

Autor: Joanna Kotowicz, Menedżer ds. wsparcia sprzedaży produktów ESG PKO, Bank Polski